Lagersystem - Ongoing Warehouse

Hur fungerar integrationen med min e-handel?

Direktkopplingen mellan Starweb och Ongoing Warehouse ger dig stor flexibilitet och återrapportering direkt till webbutiken, oavsett om du har ett affärssystem eller inte.

Tiden från order till leverans effektiviseras och minimerar den manuella hanteringen. Så fort ordern är skickad från Ongoing uppdateras även ordern i Starweb och kunden får mejl. Då bifogas även en faktura eller kvitto (t ex vid kortbetalning) ifall man har PLUS eller PREMIUM.

Hur ser orderflödet ut?

• Kund lägger order i Starweb e-handel som överförs omedelbart till Ongoing för plockning
• Vid plockning låses order i både Starweb och Ongoing, och 3PL gör utskrift av plocklista och följesedel från Ongoing
• När order är färdigplockad skickas kund- och orderuppgifter vidare till TA-systemet (t ex Unifaun), från Ongoing som skriver ut frakthandlingar samt adressetikett som fästs på paketet
• TA-systemet meddelar transportören att hämta paketet, och paketet får ett sändningsnr / kolli-id. Därefter meddelas kund automatiskt per mejl eller SMS och kan följa sitt paket
• Om ändringar skett på order i Ongoing justeras lagersaldo i Starweb som mejlar slutkund att order skickats (samt eventuell faktura/kvitto)
• I både Starweb och Ongoing syns statistik på levererade order

Vilken information överförs från Ongoing till Starweb?

• Aktuellt lagersaldo på produkter efter order levererats eller dellevererats överförs automatiskt till Starweb
• Justeringar på orderrader som nya, justerade och borttagna orderrader överförs automatiskt till Starweb
• Förändrad orderstatus på varje order som görs i Ongoing överförs automatiskt till Starweb

Vilken information överförs från Starweb till Ongoing?

• Nya order med kunduppgifter, adress- och leveransadress
• Produkter med produktnamn, artikelnummer, tillverkarens artikelnummer, EAN-kod, vikt etc
• Inköpsorderlista överförs smidigt med ett klick första gången till Ongoing, för initial inleverans av nya produkter och lagersaldon. Sparar din 3PL många onödiga arbetstimmar!
• Förändrad orderstatus på varje order som görs i Starweb överförs automatiskt till Ongoing (vid vissa orderstatus låses order i Starweb så att man inte kan ändra en order från två håll samtidigt)

Kan jag använda Ongoing med mitt affärssystem?

Jadå, men du uppnår inte samma höga nivå på automation av orderflödet som vi byggt in i Starweb.

Ordern skickas då först till ditt affärssystem, sen vidare till Ongoing. När ordern i Ongoing är skickad ska därefter ordern godkännas manuellt i Starweb (så att kund får sitt ordermejl/faktura).

Hur kommer jag igång?

• Börja med att hitta rätt 3PL-företag som du vill jobba med och ta kontakt. Din 3PL har i sin tur avtal med Ongoing. Starweb samarbetar även med flera 3PL-företag och du kan givetvis välja vilket 3PL-företag som helst som använder Ongoing
• Alla 3PL jobbar på sitt sätt. Kom överens om vem som hanterar vad och om det finns möjlighet att nyttja kringtjänster som emballageinköp, fraktavtal, inventering etc
• Kom överens om rutiner för inleveranser och för returhantering. Glöm inte att uppdatera returinstruktioner i webbutiken

Vilka transportadministrativa system (TA-system) finns?

Ongoing har kopplingar till flera TA-system för att på ett smidigt sätt boka frakter för leveranser som ska skickas från lagret.

Ongoing har stöd för Unifaun, Consignor, KSD – Edicom, Logistra – Cargonizer, fleet101 – K2 och Locus – TDXLog.

Din 3PL har säkerligen valt att koppla på ett TA-system för transportbokning.

Vem hanterar inköp?

Inköpsorder görs av dig som handlare, det är du som beställer nya varor (inte din 3PL). Du anger då förväntat leveransdatum i Ongoing.

Sen godkänner din 3PL inleveransen och ber dig logga in i din kundvy i Ongoing för mer information. Det kan finnas avvikelser som t ex över/underleverans.

Gå till:
Ongoing > Inköpspriser > inleverans

Kan man jobba med ordersläpp?

Javisst! Alla nya order i Starweb blir automatiskt ”Mottagen”, samtidigt skapas order omedelbart i Ongoing som ”Öppen-OK” (om produkterna finns i lager) eller ”Öppen-Restad” (om produkter ej finns i lager).

Om du gör ordersläpp t ex kl 07, samt kl 13. Markera då samtliga godkända order och ändra orderstatus, vid de tidpunkterna, till ”Plockning” i Starweb. Då ändras order även till ”Plockning” i Ongoing. Även omvänt ifall Ongoing ändrar till ”Plockning” så uppdateras order i Starweb.

Det ger dig möjlighet att justera order före de plockas.

Vad händer om jag raderar en produkt i Starweb?

I vissa fall vill man radera en produkt i Starweb, som kanske är utgången och aldrig kommer tillbaka, men Ongoing API har ej stöd för att radera eller inaktivera.

Man kan då välja att låta gamla produkter ligga kvar i Ongoing, med 0 st i lager. Ifall man accepterar att de produkterna kommer att visas som 0 vid inventering.

Alternativt kan du radera produkter manuellt i kundvyn i Ongoing, eller mejla din 3PL vilka artikelnummer det gäller, som då kan ordna det mot betalning.

Hur hanterar man returer?

Returflödet kommer du överens om med din 3PL. Ibland ser flödet ut så här:

• Vid retur står din 3PL som avsändare, t ex om order ej är uthämtad. Din 3PL mejlar då dig och anger orsak om det är känt. Därefter får du ta kontakt med slutkund.
• Vid ångerköp, gör din 3PL en ny inleverans (i inköpspriser > inleverans > med retur ikryssat), och lagersaldo uppdateras. Du återbetalar pengarna till slutkund.
• Vid reklamation, varierar det på avtalet med din 3PL. Kanske vill du bara ha information, medan andra handlare vill ha desto mer. T ex registrera reklamationen i kundens affärssystem.

Gå till:
Ongoing > Order > Orderlista > Utökade funktioner > Returnera > Returnera/Retur

Se till att ha en genomtänkt rutin kring returhantering så det inte kommer som en överraskning. Det blir fort badwill på facebook m.m.

Teknisk guide – att tänka på

• För att automatiskt koppla rätt fraktsätt mellan Starweb och Ongoing anger man ”Ongoings transportleverantörskod” samt ”Ongoings transportsättskod” för varje fraktsätt.
  T ex Schenker Parcel har transportleverantörskod=SBTL och transportsättskod=BPA. Du ser du dina transportföretagskoder genom att gå till: Ongoing > Register > Transportföretag.
• Alla orderstatus i Ongoing, måste manuellt upprättas i Starweb, och orderstatus-id måste anges på varje orderstatus så att Ongoing och Starweb orderstatusar är i synk.
  
• Om det redan finns en koppling mellan Ongoing > ditt affärssystem > Starweb så behöver den stängas av, så att inte flera system ansvarar för lagret. Starweb måste vara det styrande systemet. T ex Ongoing < Starweb > Fortnox
• Ongoing behöver ge API-rättigheter till att kunna uppdatera en order fram tills ordern får status ”Skickad”.
• Första gången Ongoing kopplas på synkas befintliga order mellan systemen (ifall det finns gamla order i Ongoing). Starweb hämtar då orderstatus från Ongoing, vilket innebär att alla order i Starweb som har orderstatus ”Mottagen” kommer att bli ”Behandlad” ifall de finns i Ongoing och har orderstatus ”Skickad”. Dvs 100-tals mejl kan då komma att skickas ut till kunder.