Ongoing Warehouse

Vanliga frågor

• Hur fungerar integrationen med min e-handel?

  Direktintegrationen mellan Starweb och Ongoing ger stor flexibilitet och återrapportering direkt till webbutiken, oavsett om ni har ett affärssystem eller ej.

  Tiden från order till leverans effektiviseras och minimerar den manuella hanteringen. Så fort ordern är skickad från Ongoing uppdateras även ordern i Starweb och kunden får mejl. Då bifogas även en faktura eller kvitto (ex. vid kortbetalning).

• Hur ser orderflödet ut?

  • Kund lägger order i Starweb e-handel som överförs omedelbart till Ongoing för plockning.
  • Vid plockning låses order i både Starweb och Ongoing, och 3PL gör utskrift av plocklista och följesedel från Ongoing.
  • När order är färdigplockad skickas kund- och orderuppgifter vidare till TA-systemet (t ex Unifaun), från Ongoing som skriver ut frakthandlingar samt adressetikett som fästs på paketet.
  • TA-systemet meddelar transportören att hämta paketet, och paketet får ett sändningsnr / kolli-id. Därefter meddelas kund automatiskt per mejl eller SMS och kan följa sitt paket.
  • Om ändringar skett på order i Ongoing justeras lagersaldo i Starweb som mejlar slutkund att order skickats (samt eventuell faktura/kvitto).
  • I både Starweb och Ongoing syns statistik på levererade order.

• Vilken information överförs från Ongoing till Starweb?

  • Aktuellt lagersaldo på produkter efter order levererats eller dellevererats överförs automatiskt till Starweb.
  • Förändringar på orderrader som nya, justerade och borttagna orderrader överförs automatiskt till Starweb.
  • Förändrad orderstatus på varje order som görs i Ongoing överförs automatiskt till Starweb.

• Vilken information överförs från Starweb till Ongoing?

  • Nya order med kunduppgifter, adress- och leveransadress.
  • Produkter med produktnamn, artikelnummer, tillverkarens artikelnummer, EAN-kod, vikt etc.
  • Inköpsorderlista överförs smidigt med ett klick första gången till Ongoing, för initial inleverans av nya produkter och lagersaldon. Det sparar er 3PL många onödiga arbetstimmar!
  • Förändringar på orderrader som nya, justerade och borttagna orderrader överförs automatiskt till Ongoing.
  • Förändrad orderstatus på varje order som görs i Starweb överförs automatiskt till Ongoing (vid vissa orderstatus låses order i Starweb så att man inte kan ändra en order från två håll samtidigt).

• Kan jag använda Ongoing via mitt affärssystem?

  Ja, det går bra att använda ert affärssystems Ongoing-integration, om de har byggt en sådan. Då får man dock inte den automation på orderflödet finns inbyggt i Starweb.

  Ordern skickas då först till affärssystemet, sedan vidare till Ongoing. När ordern i Ongoing är skickad ska därefter ordern godkännas manuellt i Starweb (så att kund får sitt ordermejl/faktura).

  Ongoing har egna integrationer till affärssystemen Fortnox, Specter, Visma Administration, Visma eEkonomi, Mamut, Jeeves, Microsoft Dynamics NAV, Pyramid och SAP.

• Hur kommer jag igång?

  • Börja med att hitta rätt 3PL-företag som ni vill jobba med, och ta kontakt. Er valda 3PL har avtal med Ongoing. Starweb samarbetar även med flera 3PL-företag och ni kan givetvis välja vilket 3PL-företag som helst som använder Ongoing.
  • Alla 3PL jobbar på sitt sätt. Kom överens om vem som hanterar vad och om det finns möjlighet att nyttja kringtjänster som emballageinköp, fraktavtal, inventering etc.
  • Kom överens om rutiner för inleveranser och för returhantering. Glöm inte att uppdatera returinstruktionerna i webbutiken.

• Vilka TA-system finns?

  Ongoing har integrationer till flera transportadministrativa system (TA) för att på ett smidigt sätt boka frakter för leveranser som ska skickas från lagret.

  Ongoing har stöd för Unifaun, Consignor, KSD – Edicom, Logistra – Cargonizer, fleet101 – K2 och Locus – TDXLog.

  Er 3PL använder säkerligen redan ett TA-system för transportbokning.

• Vem hanterar inköp?

  Inköpsorder görs av handlaren, dvs det är ni som beställer nya varor (inte er 3PL). Ni anger då förväntat leveransdatum i Ongoing.

  Sedan godkänner er 3PL inleveransen och ber er logga in i kundvyn i Ongoing för mer information. Det kan finnas avvikelser som t ex över/underleverans.

  Gå till:
  Ongoing > Inköpspriser > inleverans

• Kan man jobba med ordersläpp?

  Ja! Alla nya order i Starweb blir automatiskt ”Mottagen”, samtidigt skapas order omedelbart i Ongoing som ”Öppen-OK” (om produkterna finns i lager) eller ”Öppen-Restad” (om produkter ej finns i lager).

  Om ni gör ordersläpp t ex kl 07, samt kl 13. Markera då samtliga godkända order och ändra orderstatus, vid de tidpunkterna, till ”Plockning” i Starweb. Då ändras order även till ”Plockning” i Ongoing. Även omvänt ifall Ongoing ändrar till ”Plockning” så uppdateras order i Starweb.

  Det ger er möjlighet att justera order före de plockas.

• Vad händer om jag raderar en produkt i Starweb?

  I vissa fall vill man radera en produkt i Starweb, som kanske är utgången och aldrig kommer tillbaka. Ongoing API saknar dock stöd för att radera eller inaktivera produkter.

  Man kan då välja att låta gamla produkter ligga kvar i Ongoing, med 0 st i lager, ifall man accepterar att de produkterna visas som 0 st vid inventering.

  Alternativt kan ni radera produkter manuellt i kundvyn i Ongoing, eller mejla er 3PL vilka artikelnummer det gäller, som då kan ordna det mot betalning.

• Hur hanterar man returer?

  Returflödet kommer ni överens om med er 3PL. Ibland ser flödet ut så här:

  • Vid retur står er 3PL som avsändare, t ex om order ej är uthämtad. Er 3PL mejlar då er och anger orsak om det är känt. Därefter tar ni kontakt med slutkund.
  • Vid ångerköp, gör er 3PL en ny inleverans (i inköpspriser > inleverans > med retur ikryssat), och lagersaldo uppdateras. Ni återbetalar pengarna till slutkund.
  • Vid reklamation, varierar det på avtalet med er 3PL. Kanske vill ni bara ha information, medan andra handlare vill ha desto mer, t ex registrera reklamationen i affärssystemet.

  Gå till:
  Ongoing > Order > Orderlista > Utökade funktioner > Returnera > Returnera/Retur

  Se till att ha en genomtänkt rutin kring returhantering så att det inte kommer som en överraskning. Det blir fort ”badwill” i sociala medier.

• Teknisk guide - att tänka på

  • För att automatiskt koppla rätt fraktsätt mellan Starweb och Ongoing anger man ”Ongoings transportleverantörskod” samt ”Ongoings transportsättskod” för varje fraktsätt.
    T ex Schenker Parcel har transportleverantörskod=SBTL och transportsättskod=BPA. Ni hittar transportföretagskoderna i: Ongoing > Register > Transportföretag.
  • Alla orderstatusar i Ongoing måste manuellt upprättas i Starweb, och orderstatus-id måste anges på varje orderstatus så att Ongoing och Starweb orderstatusar är i synk.
    
  • Om det redan finns en integration mellan Ongoing > ert affärssystem > Starweb så behöver den stängas av, så att inte flera system ansvarar för lagret. Starweb måste vara det styrande systemet. T ex Ongoing < Starweb > Fortnox
  • Ongoing behöver ge API-rättigheter till att kunna uppdatera en order fram tills ordern får status ”Skickad”.
  • Om ni har använt Ongoing tidigare behöver man tänka på att första gången Ongoing aktiveras i Starweb synkas befintliga order mellan systemen (ifall det finns gamla order i Ongoing). Starweb hämtar då orderstatus från Ongoing, vilket innebär att alla order i Starweb som har orderstatus ”Mottagen” kommer att bli ”Behandlad” ifall de finns i Ongoing och har orderstatus ”Skickad”. Dvs hundratals mejl kan då komma att skickas ut till era kunder. Rensa förslagsvis ut äldre order innan Ongoing aktiveras i Starweb.